Danh mục: Refine the Craft

Don’t be obsessed with Tools and Methodologies

Nhiều người dành cả đời tiềm kiếm cây đũa thần, một công cụ hoàn hảo giải quyết mọi vấn đề.

Chúng ta khao khát tìm kiếm một quy trình, hệ thống, hoặc đơn giản là một công cụ. Chúng ta tin rằng “có thứ đó” mọi việc tự nhiên được giải quyết và ta thành công.

Chúng ta hiến dâng đời mình tìm kiếm nó. Chúng ta lao vào đọc đủ loại sách, học đủ loại quy trình, tìm hiểu nhiều công nghệ nhưng lại không rõ mình đang giải quyết vấn đề gì.

Ta biết đủ các loại phương pháp và luôn trích dẫn phát-biểu của những người thành công, những tác giả nổi tiếng để củng cố cho tính đúng đắn và hữu dụng của những phương pháp, những công cụ mà ta đã góp nhặt.

Ở đây không ám chỉ đến việc học hỏi và ứng dụng cái hay của người khác vào công việc của mình. Chúng ta đang nói đến việc quá thần tượng và cứng nhắc tuân theo một phương cách cụ thể nào đó. Chúng ta thần tượng hóa, đồng hóa thành-công với mức độ tuân thủ một quy trình hay sự trung thành với một công cụ nào đó. Việc phát biểu thuần thục và tỏ ra tuân thủ những phương pháp, quy tắc của người khác đối với ta như một thứ tôn giáo. Tuy nhiên chúng ta vẫn không thể giải quyết được vấn đề của mình.

Chúng ta trở nên lúng túng khi làm việc với những người có khả năng ngẫu hứng trước hoàn cảnh. Họ không theo chuẩn mực. Họ làm theo cách của họ. Họ phá vỡ quy luật và rồi đạt được điều họ muốn.

Nếu chúng ta là nô lệ của phương pháp, công cụ, chúng ta vô tình nhốt mình trong những khái-niệm-cứng-nhắc như: Chỉ có một cách tuyệt vời nhất đúng đắn nhất để làm việc này.

Bất kì phương pháp nào cũng không đúng trong mọi trường hợp. Nó có thể đem đến thành công cho người này, nhưng lại ngoảnh mặt với người khác. Bởi vì hoàn cảnh của ta thiếu vài điều kiện cần để đáp ứng tính hữu dụng của phương pháp đó. Vì thế đừng trở thành nô lệ cứng nhắc cho một công cụ hay quy trình cụ thể nào.

Điều quan trọng là phải hiểu rõ mục tiêu và tầm nhìn công việc. Phải nắm rõ được thực tại của bản thân. Hoàn cảnh của ta có những đặc điểm cụ thể cá biệt gì so với người khác?

Phần lớn trường hợp chúng ta cần sáng tạo quy trình và phương pháp riêng cho con đường chinh phục mục tiêu của mình. Chúng ta cần tạo ra những công cụ riêng mà chưa ai từng nghĩ đến. Tất nhiên cái tuyệt chiêu chúng ta nghĩ ra sẽ phù hợp hơn cái chúng ta đã học.

Sách Hay: This is Marketing

Là một software engineer, là kẻ ngoại đoại, không hiểu gì về marketing. Lớn lên trong thời kì mạng xã hội, thấy nhà nhà người người đi làm marketing. Mà tôi cũng chẳng hiểu làm marketing là làm gì. Chỉ thấy rõ 2 điều:
1) các xếp marketing thì có vẻ lịch lãm và sang trọng lắm
2) số còn lại không ngồi viết bài thì ngồi setup google và facebook.

Tôi chưa hiểu năng lực thật sự của những người này là thế nào. Kỹ năng của họ là gì. Tôi chỉ thấy vài đồng đi ra thì có vài đồng trở lại. Và rồi tôi thấy cả xã hội ai cũng hăng say và hớn hở với điều đó. Dường như sự phát triển của xã hội là google và facebook. Dường như năng lực cạnh tranh của xã hội là google và faecbook.

Tôi luôn tự hỏi nếu google và facebook là năng lực của tôi thì sau này tôi sẽ truyền lại cho con cháu kinh nghiệm gì khi mà cứ vài tháng nó không còn là một kinh nghiệm đúng nữa?

Nếu người người nhà nhà đều coi google/facebook như là một năng lực chính của họ thì những năng lực sáng tạo và sản xuất khác của xã hội nó sẽ biến đi đâu?

Cho đến khi tôi đọc This Is Marketing. Nó cho một cảm hứng thật sự.

—-

There’s a kind of short-term, profit-maximizing hustler can easily adopt a shameless mindset. Spamming, tricking, coercing. This is a shameless pursuit of attention.

The other kind of marketing, the effective kind, is about understanding our customers’ worldview and desires so we can connect with them. It’s focused on being missed when you’re gone, on bringing more than people expect to those who trust us. It seeks volunteers, not victims.

Not Mass, Not Spam, Not Shameful…
Marketing is the act of making change happen.
Marketing is the generous act of helping someone solve a problem.
It’s a chance to change the culture for the better.

—

Có một câu truyện về những chiến binh săn sư tử Maasai. Họ mặt đối mặt chiến đấu với sư tử. Mỗi một đứa trẻ Maasai lớn lên là một mối hiểm họa đe dọa đến loài sư tử.

Rồi những người làm marketing đã đến vùng đất xa xôi ấy ở Châu Phi. Không google, không facebook, họ tìm hiểu văn hóa, tìm hiểu tập tục. Họ làm việc với những già làng. Họ xây dựng những hoạt động văn hóa mới, những nghi thức thờ cúng mới. Họ kể những câu truyện mới. Họ tổ chức hẳn một Olympic cho những thợ săn sư tử.

Chỉ sau thời gian ngắn, những chiến binh được mệnh danh là The Lion Killer nay đã có biệt danh mới The Guardian of Lions. Những đứa trẻ Maasai lớn lên sẽ đi tìm những con sư tử của mình, đặt tên và gắn thiết bị theo dõi. Chúng sẽ theo sát và bảo vệ những con sư tử ấy như một minh chứng cho sự thay đổi, cho một nghi thức mới, một tập tục mới.

—

This is an Artist way.

Đọc để có cảm hứng mới về Marketing như môt thủ pháp để hiểu, để kể chuyện, để tạo ra thay đổi, để làm customer centric như người người nhà nhà đang lại rủ nhau đi làm.

Tagging khôn ngoan cho kho tài liệu

Tagging, sự tự hào

Tôi  là Knowledge Worker. Có chút thành tựu là nhờ vào kho lưu trữ kiến thức của mình (PKM – Knowledge Management System).  Hơn chục năm toàn dùng Tag để phân loại, sắp xếp thông tin. Tôi hãnh diện về điều đó. Hãnh diện công sức đã bỏ ra để tổ chức. Nó là kho báo thật sự.

Tôi hãnh diện về độ chi tiết mà mình đã dày công mô tả cho rất nhiều thông tin được lưu trữ.  Tôi cảm thấy khó hiểu và hơi tự cao đối với những người vẫn dùng phương pháp lưu trữ tuyền thống theo kiểu thư mục.

Cho tới ngày tham gia khóa học Build a Second Brain, tôi nhận ra:

Dùng Tag để mô tả , sắp xếp thông tin là không hợp lý.
Sắp xếp thông tin kiểu thư mục truyền thống lại vượt trội hơn.

Tôi đã hoang mang.

Mà điều đó đúng. Ngẫm lại thấy hệ thống quản lý file của các hệ điều hành không có tag. Google Docs cũng không tag. Các xếp của tôi không dùng tag, các thầy cô của tôi cũng vậy. Họ vẫn dùng kiểu thư mục truyền thống. Đặc biệt họ đều là những người thành công và làm việc hiệu quả hơn tôi.

Tagging, một tham vọng

Khi nói về kỹ năng làm việc hiệu quả, chúng ta luôn tin rằng cách tổ chức theo kiểu đánh Tag có ưu thế hơn cách tổ chức theo kiểu folder truyền thống. Tag đem đến nhiều tiện nghi không thể chối cải:

  • tag cho phép một chủ đề được xếp ở nhiều nơi
  • gắn một tag nhanh hơn xếp vào một folder
  • tag cho phép một cơ chế tìm kiếm kết hợp ngẫu nhiên, độc nhất và nhanh nhất

Chúng ta đánh tag với hi vọng ngày nào đó chúng sẽ được xài vào việc gì đó (chưa xác định).

Tagging cho ta niềm tin có thể tạo ra một hệ thống phân loại hoàn chỉnh và phổ quát cho mọi loại thông tin (Universal Taxonomy).  Ta tin rằng sẽ thiết lập được mọi quan hệ giữa mọi loại chủ đề, mọi ý tưởng mà ta có. Khi cần, chỉ dùng một từ khóa tìm kiếm hoặc kết hợp nhiều từ khóa tìm kiếm thì thông tin đó và mọi khái niệm liên quan đều sẵn trên đầu ngón tay, một cách hoàn chỉnh.

Đó chỉ là tham vọng.

Hy vọng vào tagging sẽ đem đến một sự quản lý và tổ chức hoàn chỉnh là chưa hiểu rõ hạn chế cũng như điểm mạnh trong cách thức hoạt động của chính não bộ chúng ta.

Chúng ta rất lười

Tagging đòi hỏi phải đánh tag (mô tả) cho mọi thông tin khi nhập vào hệ thống. Ta còn phải tag tất cả sự phân loại và quan hệ của nó với tất cả những thông tin khác. Điều đó đòi hỏi một công sức rất lớn, mà ta thì rất lười. Về lâu dài ta ngán và không còn thói quen đánh tag cho thông tin khi đưa vào hệ thống.

Trí nhớ của chúng ta rất tệ

Mindset của ta trong quá trình nhập liệu khác hoàn toàn so với quá trình tìm kiếm. Trong quá trình nhập liệu, ta không thể đoan chắc lúc tìm kiếm mình sẽ suy nghĩ và sử dụng tag gì. Tương tự lúc tìm kiếm, ta lại không thể nhớ nổi mình đã đánh những tag gì lúc nhập liệu.

Ví dụ trong một bài viết về đầu tư của Warrent Buffet, tôi đã đánh tag chữ Buffet nhưng khi tìm tôi lại dùng chữ Warrent.

Thiếu tính định hướng (gợi ý)

Khoa học những năm gần đây có nhiều phát hiện quan trọng về nhận thức của con người. Tôi xin giới thiệu khái niệm Stigmergy Cognition. Tạm dịch là nhận thức có được thông qua tương tác gián tiếp với môi trường.

Chúng ta suy nghĩ không giống như máy tính. Máy tính lưu trữ hàng tỉ các khái niệm trừu tượng và từ đó tính ra kết luận. Chúng ta dùng chính cơ thể và các giác quan của mình tương tác với môi trường xung quanh mình và từ đó rút ra định hướng và hành động.

Nói đơn giản chúng ta nhờ môi trường xung quanh để lưu trữ và phân tích thông tin bởi vì não của chúng ta không giỏi làm điều đó.

Ví như khi đi rừng, chúng ta không thể nhớ hết tất cả lộ trình mình đã đi qua có những đặc điểm gì, có bao nhiêu ngã rẻ… Nhưng chỉ cần chúng ta đi theo từng chặng, ở mỗi chặn, cứ nhìn vào cảnh vật xung quanh, chúng ta lại nhận ra là mình nên đi theo hướng nào để đến chặn tiếp theo.

Đây là cách mà não của chúng ta đã được rèn luyện từ bao đời, từ thời còn chưa có đường xá thuận lợi dễ dàng, từ thời còn là những động vật nguyên sơ phải di chuyển trong rừng rậm. Bằng cách hạn chế thông tin chỉ được kích hoạt ở một môi trường cụ thể nào đó, ta đã khắc phục được hạn chế về trí nhớ của mình.

Như vậy tổ chức theo kiểu thư mục truyền thống là một hình thức tận dụng stigmergy. Hẳn những người đang dùng phương pháp tổ chức này vẫn chưa tìm hiểu về Stigmergy, nhưng họ lại cảm thấy hoàn toàn chủ động và thoải mái vì họ đang sử dụng đúng năng lực của mình.

Ngược lại như tôi, tận dụng tagging quá mức đã chuyển mình qua chế độ làm việc abstract, đã gần như từ bỏ đi năng lực vốn có của loài người.

Sự hổ trợ sai lầm của các công cụ đánh tag

Các ứng dụng quản lý tài liệu hiện nay hổ trợ việc đánh tag một cách quá mức dễ dàng. Người dùng chỉ cần đánh bất kỳ tag nào, mọi việc coi như xong, kết quả đúng sai công cụ tự xử lý.

Điều này dẫn tới số lượng tag phát sinh quá mức. Các tag trùng hoặc tag không hoàn chỉnh cũng được tạo ra một cách tùy tiện.

Vậy chúng ta nên làm gì?

PKM không phải là một nấm mồ của kiến thức. PKM phải là công cụ hỗ trợ suy nghĩ, hỗ trợ sáng tạo. Đó là điều tâm đắc nhất tôi được học.

Quan trọng không phải bao nhiêu thông tin được nhập vào hệ thống. Quan trọng là bạn xài được bao nhiêu trong lúc cần nhất.

Ý nghĩa của một hệ thống sắp xếp không chỉ để phân loại, mô tả ngữ nghĩa trừu tượng của thông tin. Nó phải là công cụ thúc đẩy hành động. Nó phải giúp thông tin mang tính hành động hơn.

Hãy đánh tag tài liệu của mình để định hướng khi nào chúng sẽ được xài, cho cái gì và bằng cách nào.

Tôi sẽ có bài viết khác mô tả chi tiết hơn hệ thống đánh tag của tôi đã thay đổi như thế nào.

Sách Hay: The Storytelling Animal – How Stories Make Us Human

Đọc Homo Sapiens chỉ có cảm nhận con người duy trì được quần thể đông hơn con thú ở chổ thích bà tám, thích kể chuyện phím.

Đến đọc cuốn này mới có cái nhìn sâu hơn việc con người bị kiểm soát bởi những câu truyện như thế nào.

Câu truyện như một sự diễn tập cho những điều chưa xảy ra, như một sự thoả mãn cho những mong muốn chưa đạt được. Khả năng dựng truyện đã len lỏi vào trong tâm trí, trong nổi sợ và trong khoa khát của mỗi con người. Thậm chí cả trong giấc mơ chúng ta cũng kể truyện cho chính mình.

  • Đọc để nhận ra biết kể truyện dễ thành công.
  • Đọc để nhận ra ta dễ bị lợi dụng bởi những câu truyện.
  • Đọc để cảnh giác với những câu truyện của chính mình. Vì tâm trí của ta cả ngày cũng chỉ biết kế truyện mà thôi.

Đọc để nhận thấy không đọc truyện cho con là một thiệt thòi lớn nhất.